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哈尔滨市家庭档案管理办法(试行)
发表日期:2017年02月16日

    第一条  为规范家庭档案管理,依据《中华人民共和国档案法》、《哈尔滨市档案管理条例》等有关规定,制定本办法。
    第二条  本市行政区域内各家庭档案的管理,适用本办法。
    第三条  本办法所称的家庭档案,是家庭及家庭成员在家庭生活中形成和在社会活动中形成可归属个人的保存备查的文字、图表、声像、电子数据等不同形式和不同载体的历史记录。
    第四条  家庭档案是维护家庭及家庭成员合法权益、经济利益,反映家庭历史真实面貌的重要依据,应集中存放、统一管理。
    第五条  家庭应确定一名家庭成员负责家庭档案的收集、整理、保管和利用,学习掌握必要的档案法律知识和档案管理技能,定期整理家庭档案,并向家庭成员通报家庭档案整理情况。
    第六条  家庭档案的收集:是把散存在家庭成员手中及其他有关方面的具有保存价值的档案材料相对集中并统一管理的过程。
家庭档案的收集应遵循家庭档案的自然形成规律,保证家庭档案的完整、准确。
    第七条  家庭档案收集的主要范围:
    (一)宝宝康乐档案:计划生育材料,胎儿诞生及发育成长材料,婴儿出生材料,婴幼儿保健材料,婴幼儿教育材料,婴幼儿音像材料等。
    (二)学生时代档案:典型的学习课本、学习作业、学习成绩单,毕业证等证件,学校生活的照片、录音、录像,升学考试材料,学习日记,师生书信,毕业纪念及同学互赠材料,择业材料等。
    (三)恋爱婚姻档案:恋爱书信及照片、结婚证书、结婚及金婚(银婚)照片、录像等。
    (四)工作成果档案:本人简历,工作总结,工作成就,工作日记,发表的论文及著作手稿,职称证书,工作证,科研、革新、发明材料,获得荣誉、证书等。
    (五)家庭财产档案:户口簿、土地证、房产证、存折、国库券、保险单、股票权证、护照、家庭物资管理记录、财务收支情况、工资单、水电费发票等。
    (六)家用设备档案:家用设备说明书、合格证、电路图、发票、保修单等。
    (七)医疗保健档案:健康体检表,病历,身体检查的片子,化验单,家族病史记录等。
    (八)社会交往档案:来往书信、通讯录、同学录、贺卡、重要名片等。
    (九)收藏爱好档案:字画、邮票、纪念品、钱币、粮票、煤票、图书、剪报、旅游门票、旅游笔记、旅游地图、自创作品等。
    (十)家庭历史档案:家族简况、家史、父系亲属和母系亲属简况记录、家庭成员基本情况记录、家庭成员生日一览、家庭历次搬迁情况记录、家庭大事记、谱牒等。
    (十一)照片音像档案:合家欢聚的照片,家庭成员生日录像,有纪念意义活动的录音、录像、照片等。
    第八条  家庭档案的整理:就是将处于零散状态的家庭档案材料,进行分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化。
    第九条  家庭档案的分类:就是将家庭及其成员所形成的全部档案,按其来源、时间、内容和形式的异同,分成一定的层次和类别,使家庭档案构成一套有机的体系。
    第十条  家庭档案管理可采用基本分类法(适合于家庭档案数量较少)和复合分类法(适合于家庭档案数量较多)。
    一、基本分类法:
    (一)按家庭档案所反映的内容可把家庭档案分为宝宝康乐类、学生时代类、恋爱婚姻类、工作成果类、家庭理财类、家用设备类、医疗保健类、社会交往类、收藏爱好类、家庭历史类、照片音像类等。
    (二)按家庭档案的形式可把家庭档案分为证书类、书信类、票据类、手稿类、字画类、病历类、照片类、录音带类、录像带类、计算机软盘类、综合类。
    (三)按家庭档案所记录的家庭成员,可把家庭档案分为祖父(外祖父)、祖母(外祖母)、父亲、母亲、哥哥、弟弟、姐姐、妹妹,即家庭中有多少位成员就设多少类,再加综合类。
    二、复合分类法:
    (一)形式-成员分类法,即家庭档案材料按形式分开,在形式下面再按家庭成员分。
    (二)内容-成员分类法,即家庭档案材料按内容分开,在内容下面再按家庭成员分。
    (三)形式-内容分类法,即家庭档案材料按形式分开,在形式下面再按内容分。
    (四)成员-形式分类法,即家庭档案材料按成员分开,在成员下面再按形式分。
    第十一条  家庭档案的排列:包括档案盒内档案材料的排列和家庭档案盒的排列。
    家庭档案盒内档案材料可以按时间或重要程度排列顺序。通常情况下,按照家庭档案材料形成的时间顺序进行排列。
    家庭档案盒的排列,各家庭可根据家庭生活实际确定排列顺序,但应将同类档案排列在一起。
    第十二条  家庭档案的编号:是指在不同类别的档案有序排列的基础上,给每件档案材料一个号码,用以固定家庭档案材料的位置,便于查找和利用。家庭档案编号应按每个大类内档案材料的排列顺序,从“1”开始编流水号。
    家庭档案数量较多的,应对家庭档案盒进行编号。家庭档案盒的盒号,按大类从“1”开始编流水号。家庭档案数量少的,可以不对家庭档案盒进行编号。
    第十三条  家庭档案的编目:主要包括编制家庭档案目录、填写家庭档案盒脊背标签。
    家庭档案目录的项目内容包括件号、题名、日期、页(张)数、盒号、备注等。家庭档案目录按大类内档案材料排列顺序逐渐编制,单独存放。
    家庭档案盒脊背标签内容包括家庭档案类别、盒号。家庭档案盒脊背内容可填写在不干胶标签上,也可按一定规格打印标签,然后粘贴在家庭档案盒脊背上。
    家庭档案数量少的可不编目。
    第十四条  家庭档案的装盒:是指依照家庭档案的不同种类及其排列方法,按件号的先后顺序将档案材料装入档案盒。
    第十五条  家庭档案的保管:家庭应将家庭档案放入家庭档案柜或其他家具中存放。保密、隐私、贵重的家庭档案可单独存放。注意防火、防潮、防虫、防光、防尘。
    家庭认为保管条件不具备的,可将其珍贵的家庭档案及其他档案送所在市、区、县(市)档案馆寄存。
    第十六条  家庭档案的利用:
    (一)家庭成员可根据实际需要利用家庭档案,用后归放原处,防止丢失。
    (二)涉及个人隐私的家庭档案要经本人同意方可利用,保密、珍贵的家庭档案应严格限制利用。
    (三)家庭档案所有者可以自愿向国家档案馆捐赠其家庭档案。家庭档案捐赠档案馆后,家庭档案所有者对其家庭档案享有优先利用权,并可对其家庭档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见。
    (四)家庭档案的所有者有权公布自家的家庭档案,但必须遵守国家有关规定,不得损害国家安全和利益,不得侵犯他人的合法权益。
    (五)家庭所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的家庭档案,向国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖的,应当经市、区县人民政府档案行政管理部门批准。严禁卖给或者赠送给外国人。
    第十七条  本办法自2009年6月1日起施行。

 

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